Какой пример телеконференции: практический взгляд на бизнес-события онлайн

Фраза «телеконференция» звучит сложно, но за ней стоит весьма прямолинейная идея: это онлайн-встреча, где люди обсуждают дела, не собираясь в одной комнате. Обычно используют Zoom, Microsoft Teams или Google Meet, но суть не меняется — участники видят и слышат друг друга через компьютер или смартфон.

Сегодня почти каждая крупная бизнес-конференция проходит хотя бы частично онлайн. Например, месяц назад в «Сколково» запустили проект для айтишников: часть участников была в зале, остальные — у мониторов, задавали вопросы, показывали презентации. Очень зашло тем, кто живёт в других городах — не нужно тратить время и деньги на поездки.

• Что такое телеконференция простыми словами
• Где чаще всего используют телеконференции в бизнесе
• Из чего состоит успешная телеконференция: разбор на примере
• Типичные ошибки и как сделать лучше

Что такое телеконференция простыми словами

Если отбросить все модные формулировки, телеконференция — это просто большая онлайн-встреча для обмена идеями, проектами или решения совместных задач. Она проходит в интернете, поэтому не важно, где находится каждый участник: дома, в офисе или вообще в другом городе.

В отличие от обычного звонка в мессенджере, телеконференция рассчитана на многих людей. В качестве примера — еженедельные планёрки в крупных компаниях, когда отделы подключаются из разных филиалов. В плане формата тоже нет строгих правил: можно устраивать презентации, обсуждать вопросы, устраивать опросы или мозговые штурмы, подключать экспертов и даже параллельно делиться экранами.

Чаще всего для онлайн-встреч и телеконференций используют такие платформы:

• Zoom — лидер по количеству пользователей, умеет проводить встречи с сотнями и тысячами людей.
• Microsoft Teams — популярен у компаний, которые давно сидят на продуктах Microsoft.
• Google Meet — удобен, если вся компания использует Google Workspace.

Кстати, по открытой статистике Zoom, в 2023 году через их сервис одновременно общались до 300 миллионов человек ежедневно. Это только подтверждает: бизнес конференции и другие массовые онлайн-встречи стали привычным форматом для работы и обучения.

Чем телеконференция отличается от вебинара? Тут всё просто: вебинар — это когда кто-то один вещает, а остальные просто слушают и иногда задают вопросы. В телеконференции же все участники на равных: общаются, обсуждают, делятся опытом.

Где чаще всего используют телеконференции в бизнесе

Телеконференции стали стандартом для многих сфер бизнеса, особенно после 2020 года, когда удалёнка перестала быть экзотикой. Если посмотреть, где такие онлайн-встречи прижились сильнее всего, можно выделить несколько направлений.

• Командные совещания. В больших компаниях, где офисы разбросаны по странам и городам, переговорки заменили на Zoom или Teams. Даже в нашем отделе, где часть коллег работает из дома, такие встречи спасают каждую неделю.
• Обучение сотрудников. Корпоративные тренинги и мастер-классы теперь часто проводят через телеконференции. Это дешевле, не нужно арендовать зал и можно собрать людей из разных филиалов. Один тренер — сотни слушателей.
• Встречи с партнёрами и клиентами. Раньше ездили по командировкам, сейчас — обсуждают сделки онлайн. Особенно удобно для международных компаний: разница во времени не такая помеха, просто выбирают удобный слот.
• Презентации и запуск новых продуктов. Даже крупные релизы айтишники или банкиры проводят через бизнес конференция онлайн, чтобы охватить больше народу и снизить расходы.
• Быстрые рабочие обсуждения. Когда нужно срочно решить вопрос — не собирают толпу в офисе, а выходят на связь за пять минут, даже из кафе или такси.

Статистика по России говорит сама за себя:

Чем больше распределённая команда и чем быстрее нужно решать вопросы — тем выше шанс, что выбирают именно онлайн-встречи. Это уже не «запасной вариант», а самый рабочий инструмент для экономии времени и денег. Даже Екатерина недавно проводила свой онлайн-виджет для стартаперов, и больше половины слушателей были из других городов. Удобно всем.

Из чего состоит успешная телеконференция: разбор на примере

Когда люди говорят о телеконференции, представляется картинка: кто-то вещает, остальные отмалчиваются или проверяют соцсети. На деле всё интереснее. Если цель — обменяться идеями и решить вопросы, формат должен работать без сбоев.

Возьмём пример: международная бизнес конференция по запуску нового продукта. Участники — 30 человек из Москвы, Петербурга, Новосибирска и Алматы. Организация такой телеконференции требует внимания к деталям. Вот что реально делает её удобной и продуктивной:

• Чёткая повестка дня. У каждой части есть ведущий и время. Люди не теряются, нет «каши» из тем.
• Современная платформа. Обычно используют Zoom или MS Teams. Особый плюс — breakout rooms, когда можно разбить участников на мини-группы для обсуждения задач.
• Обязательная проверка техники. Звучит скучно, но когда модератор за пять минут до начала гонит тест — слышно ли, видно ли, — всех спасает. Срыв связи выбивает из колеи.
• Возможность для всех высказаться. Когда говорят только топ-менеджеры — это уже не телеконференция, а скучная лекция. Хороший организатор даёт слово каждому. Иногда даже используют таймер — 2 минуты на мнение, чтобы никто не затягивал.
• Обратная связь и вопросы по ходу. В идеале — отдельный чат. Туда можно кидать мысли, ссылки, вопросы, не перебивая остальных.

Вот пример простой воды:

В среднем, успешная онлайн-встреча длится 40–90 минут: это лучший баланс, чтобы участники успели всё обсудить и не устали. Кстати, статистика Microsoft показывает: после 90 минут онлайн-собрания продуктивность падает на треть — поэтому не стоит тянуть зря.

И ещё момент: если в конференции участвует больше 20 человек, смысл имеет назначить технического помощника. Он следит за микрофонами, пробуждает «пропавших» коллег, переключает презентации.

Типичные ошибки и как сделать лучше

Когда речь заходит о телеконференциях, часто встречаются вполне банальные, но неприятные ошибки. Одна из главных — плохой звук. По статистике, 67% участников называют проблемы с аудио самой раздражающей частью любой онлайн-встречи. Часто микрофоны участников ловят каждый шорох или эхо из соседней комнаты. Совет тут простой: выделить 5 минут перед бизнес конференцией, чтобы проверить звук у каждого, особенно у докладчиков.

Вторая беда — затянутые и «размытные» встречи. Забывают про конкретную повестку дня. В итоге люди теряют фокус, начинают отвлекаться на почту или соцсети. Спасает работающий лайфхак: перед стартом чётко озвучить цели и зафиксировать все пункты в общем чате.

Бывает, что не все умеют работать с сервисами. Либо кто-то не может включить камеру, либо не находит, где делиться экраном. Помогает короткая заранее высланная инструкция с картинками для выбранной платформы. Даже опытные пользователи иногда путаются в интерфейсе — особенно если спешат.

Вот базовые пункты для успешной онлайн-встречи:

• За день до онлайн-конференции отправить участникам тестовую ссылку для тренировки подключения.
• Запросить заранее у всех докладчиков презентации, ролики и другие материалы, чтобы не случилось неприятного сюрприза.
• Определить модератора, который будет следить за временем и порядком, чтобы разговор не уходил в «пространные рассуждения».
• В начале встречи повторно напомнить о регламенте и правилах общения.
• Не забыть записывать встречу, если это допустимо. Часто кто-то не успевает или хочет пересмотреть детали позже.

Я однажды был на телеконференции, где организаторы просили всех выключать микрофоны, но треть людей забывала это делать. В итоге слышали, как кто-то на кухне чай кипятит. Такой конфликт легко решается, если есть модератор: быстро отключает чужой звук и двигается дальше.

Главное — практичность и простота правил. Не усложнять, не громоздить лишних приложений. Тогда онлайн-встречи проходят комфортно даже для тех, кто не дружит с технологиями.